L’enjeu clé et les risques
L’enjeu est de taille : le salaire étant fonction du nombre d’heures travaillées, si des heures sont effectuées au-delà de ce qui est prévu, le salarié peut prétendre au paiement d’heures supplémentaires (avec un taux horaire majoré). Interdire d’effectuer des heures supplémentaires ou les subordonner à une autorisation préalable ne suffit pas : elles seront dues si la preuve est rapportée que la charge de travail ne permet pas d’être réalisée dans le temps initialement prévu.
Dès lors, l’employeur a l’obligation de contrôler le temps de travail sauf à risquer de subir des rappels de salaire et de voir sa responsabilité engagée si les conditions de travail portent préjudice à la santé des collaborateurs (sur-travail, burn out, etc.).
Concrètement, ce contrôle du temps de travail se fait en deux étapes :
- Anticiper ce que sera le travail (les plannings)
- Vérifier a postériori ce qui a été réalisé (le décompte des heures de travail, heures de jour ou heures de nuits en boulangerie, restauration, hôtellerie...)
La différence entre horaire collectif et horaire individualisé
L'horaire de travail est collectif lorsque tous les salariés d’un service travaillent selon le même horaire. Il peut donc exister plusieurs horaires collectifs au sein d’une même entreprise. Il peut se répéter à l’identique semaine après semaine mais aussi varier en fonction d’une saisonnalité (horaires d’été, d’hiver…). C’est précisément dans ce dernier cas qu’il est d’autant plus indispensable d’anticiper ces variations et d’élaborer des plannings de travail.
L’horaire de travail individualisé (ou horaire à la carte) s’applique à un salarié et est un cadre plus flexible composé de plages horaires fixes (avec présence obligatoire) et plages variables (pour le salarié, choix de l’heure d’arrivée et de l’heure de départ). Il peut avoir été négocié par le salarié en raison de contraintes personnelles par exemple.
Formalités des horaires
Deux formalités sont à respecter : afficher les horaires dans les locaux et sur le site de l'entreprise.
Envoyez ces horaires à l'inspection du travail.
- Le nombre de semaines de la période de référence
- Pour chaque semaine, l’horaire de travail et la répartition de la durée du travail
- Les heures auxquelles les salariés commencent et finissent le travail
- Les heures et la durée des pauses et des repos (ex : la pause repas en boulangerie)
Comment optimiser le temps de travail ?
Le suivi précis des heures est essentiel :
Chaque jour : enregistrez les heures de début et de fin pour un décompte précis. Chaque semaine : récapitulez le total des heures travaillées. Chaque mois : annexe au bulletin de salaire un double du relevé.
En fin de mois, détaillez le cumul des heures supplémentaires, les repos compensateurs acquis et pris.
Que faire en cas d’inspection ?
L’inspecteur du travail doit avoir accès aux documents permettant de comptabiliser les heures de travail accomplies par chaque salarié.
En cas d'horaire individualisé : les documents permettant de comptabiliser les heures de travail accomplies par chaque salarié, pendant une durée d'un an ; Ces mêmes documents pendant une durée d'1 an en cas d'aménagement de la durée du travail au-delà de la semaine, ou bien, pendant la durée équivalente à la période de référence en cas d'aménagement du temps de travail sur une période supérieure à l'année ; Pendant un an, les documents permettant de comptabiliser le nombre d'heures d'astreinte accomplies par chaque salarié ainsi que la compensation équivalente ; Pendant une durée de 3 ans, les documents de l'entreprise comptabilisant le nombre de jours de travail accomplis par les salariés en convention de forfait jours.
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Le mot d’Aminata Kantao, Responsable Juridique Droit Social chez Combo
Le planning est l’outil essentiel qui sert autant à l’employeur qu’au salarié. Il permet à l’employeur d’optimiser sa masse salariale, et aux salariés de s’organiser et prévoir leur temps de travail.
Et si le planning est le partenaire quotidien qui rythme l’activité, on peut alors voir le décompte des heures travaillées comme le garde-fou contre les charges de travail déséquilibrées.
Un outil pour veiller à la santé et à la sécurité des salariés… et un moyen pour l’employeur de justifier efficacement des heures travaillées et limiter les contentieux.
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