- La date d’ouverture et de fermeture annuelle de l’entreprise ;
- L’arrivée ou le départ d’un salarié ;
- L’ouverture d’un nouveau service ;
- Une modification du règlement intérieur ;
- Des coupes budgétaires ;
- Un nouveau contrat client ;
- Un changement de politique d’entreprise.
Quel est l'intérêt d’écrire une note de service ?
La note de service s’avère très utile pour transmettre des informations courtes et capitales à un groupe d’employés. Contrairement à un simple mail, ce texte revêt un caractère officiel. Son objectif n’est pas l’échange décontracté entre salariés. Elle n’a pas non plus vocation à être noyée dans une boîte mail. La note de service transmet une information d’importance qui doit être mise en évidence et lue par l’ensemble des destinataires. Il faut adopter un style de rédaction particulier et un format distinctif, que seule cette lettre spécifique peut réaliser.
Comme elle provient forcément de la hiérarchie, la note de service est prise au sérieux par les lecteurs. L’envoi groupé élève tous les salariés destinataires au même niveau d’information au même moment, car ils savent qu’il serait préjudiciable de l’ignorer. Vous pouvez accoler ce texte à l’affichage obligatoire d’un restaurant, d’un hôtel, d’une usine… Il sera ensuite archivé par l’entreprise, pour consultation ultérieure.
Cet outil de communication interne renforce la transparence et la cohésion dans l’entreprise, valeurs très appréciées des salariés. Par conséquent, il contribue à l’amélioration de la gestion du personnel.
- Le numéro du document ;
- L’expéditeur : l’employeur ou la hiérarchie ;
- Le destinataire : une équipe, un service, un site ou l’ensemble des salariés d’une entreprise ;
- La date et le lieu ;
- L’objet de la note, accrocheur et précis ;
- Le contenu clair et structuré ;
- La signature de l’expéditeur.
Comment rédiger une note de service ?
Bonne nouvelle ! Il est très facile de créer son propre modèle de note de service. Il suffit de reprendre les mentions énoncées ci-dessus dans le même format qu’une lettre. Pour donner plus d’impact, suivez ces quelques conseils :
Adopter un style concis impersonnel : un ton professionnel et sérieux reste le meilleur moyen de donner de l’importance à votre message. Annoncez l’objet dès les premières lignes, ne tournez pas autour du pot. Pensez également qu’une lettre courte sera plus lue ; Ajouter des pièces jointes si nécessaire : si vous avez besoin de clarifier le contexte ou vous étendre sur un sujet, accompagnez votre note de pièces annexes ;
Rester cohérent sur la forme : conservez la même police, la même taille et le même format d’une note à l’autre, en soignant votre syntaxe ; Faire preuve d’objectivité : ne portez aucun jugement de valeur dans votre texte. Tenez-vous-en aux faits.
Quelle est la valeur juridique d’une note de service ?
Contrairement à la note d’information, la note de service peut avoir une valeur juridique. D’où l’importance du formalisme ! Veillez bien à inclure toutes les mentions obligatoires dans ce document afin de vous protéger légalement en cas de litige avec vos collaborateurs.
Imaginons que vous vous appuyez sur une note de service pour justifier une procédure disciplinaire auprès de la justice… Un salarié pourrait se retourner contre vous s’il manque des informations essentielles dans le document !
Rappelez-vous qu’une note de service est considérée comme un adjonction au règlement intérieur.
Annonce de l'arrivée d'un employé
De [Votre nom]
À [L'ensemble de l'équipe]
[Date de rédaction]
Objet : [Arrivée d’un nouveau collaborateur]
[Numéro de NDS]
[Chers collègues/chère équipe,
Nous vous informons de l’arrivée d’un nouveau collaborateur au sein de notre équipe.
(Nom Prénom du nouveau collaborateur) sera au poste de (nom du poste). Nous tenons à l'accueillir chaleureusement
Meet our team
Content and HR expert, driving our editorial strategy.
Ces articles pourraient vous intéresser
We make every moment count with solutions designed just for you.
